目に見えて直ちに効果が現れるものではなく、当面はかかる人手が目立つかもしれないが、各現場で改善をどれだけ考えて取り組むかで効果の現れ方が異なる。

３．各部の状況（代表的な文書等に関して）

　各部でのＡサイズ化への姿勢は、思ったより積極的で、むしろ「会社の取り組み」として期待している部分もある。代表的な書類について調査した結果は以下のとおり。

　(1) 伝票類

　ほとんどが複写式（カーボン・ノンカーボン）で印刷されたものだが、これらの伝票を一元管理している部門はなく、サイズもバラバラの状態。加えてワープロなどでフォームを作成し、コピーや印刷機で印刷している社内製作の帳票（部内・部門間・対下請業者など）を含めればとても短時間で調べきれるものではなく、また総務が管理できるものではない。この点が今回の企画は総務だけで行うことはできないという所以である。

　(2) 文書類

　文書の多くは、ワープロなどで作成されている。また営業部では、Ａサイズ化への移行には積極的でＢサイズの文書でなければならないという文書はほとんどないようである。議事録など継続的な文書の関係でＢ５を使用しているケースもあるが、Ａ４に統一するという全社的な取り組みであれば特に問題はないといった程度のものである。

４．取り組みについて

　(1) 社内規程の改訂

�@全て改刷する。
　規程には稟議書などのフォームもあり拡大してコピーするようなことをしないためにも規程そのものを変更。
　現在Ｂ５サイズで３分冊のものをＡ４サイズに変更して２冊に納めるよう工夫する（定款は別途検討）。

�A稟議書などの様式について

• 稟議の承認・否認・差し戻しがわからない
• 稟議に対する上長の意見を記入しにくい
• あいまいな部分を無くし、結論を先に記し後に内容説明欄を設ける
  

　など、作成者・点検者・決裁者・協議先・ファイリング（保管や保存）・閲覧者など様々な視点から見直しを行う。そのためには各部での協力のもと改訂をすすめていかなければならない

　(2) 議事録や報告書などについて

　現在、社内の様々な委員会や会議の議事録については、特に決まったフォームはなく事務局で任意に議事録を作成している。
　社内のオーソライズされた組織の議事録については一定のフォーム（出席者、欠席者、開催日時や場所、議題、決議・協議内容、経過、作成日、配布先、原紙の保管場所、責任者印などの記入方法）を定めておくといった検討も必要ではないか。　委員会独自のフォームがあってもよいが、一定のルールがある方が誰がみてもわかりやすく、作成者としても様式に従って作成すればよいといったメリットもある。

５．将来的な取り組み（ネットワークを使った合理化の一環として）

　社内規程、各種稟議書、社内の届出書（申請書など）、議事録をコンピュータのネットワーク上に置いておくことで「規程や議事録を誰でも閲覧できる」「届出用紙を取り出せる」「ペーパレス」「様式の改廃や配布が容易になる」など合理化ができるようになる。

６．その他

　専門の組織（委員会、プロジェクト、小集団活動など）で取り組む方が意識付としてインパクトもあり短期的な変更が可能である。しかし、会社全体のボリューム・人手・重要性から考えると総務が指針を持って周知徹底し、各部がそれぞれの管轄を改善するというレベルの方がよいと考えた。