以下の文章が追記されました。削除されないうちに掲載します。(2020/7/12) 「7月になりました。総会開催は? 3月の年度末も過ぎ4ヶ月目を迎え、総会の案内はおろか開催遅延の連絡もありません。 新型コロナウイルスでのアタフタさも一向に見えて来ない理事会。 施設の休止案内だけならコピペでだれでも即座に出来てしまう事務処理です。 理事会は何を議論し議決し、日ごろの行政を行っていらっしゃるのでしょうか?議事録から窺い知ることはでき兼ねます。 仕事のうちに入りません。肝心なのは、この一年間の実施業務、予算執行の報告、財務実態の報告といった決算報告であり、 次年度の計画、予算等の報告です。特に理事会運営、行政に関しては多くの理事の入れ替わりが見受けられました。 [理事定数10名ですが、今期、私を含め15名が辞任するという異常な状態です。 管理者追記] その経緯説明も必要欠くべからずの報告内容となります。 開催延期のやむを得ない状況ならば、その説明と案内が最優先されるべきです。 重ねて申しますが、施設休止案内なんぞ、気の利いた小学生でもコピペでできる内容です。 発行年月日も入っていないメモ以下の存在ですね。 ネット環境に弱い理事会の様子が窺えますが、見もされていない状況も窺えることと併せ、オーナー掲示板の意味、意義、 役割が果たされていません。 「管理人」の方からのご指導をお願いいたします。是非!一オーナーの繰り言とスルーしないでください。」オーナー掲示板
区分 | 内容 |
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所有者関係 | ・管理費滞納者への対応が急務。 |
・一人暮らしの方がどのくらいいるかを把握する。 | |
・常時住まわれている方にフロントへ届けてもらう。 | |
管理請負契約関係 | ・且l国総合ビルサービスとの契約解除を検討すべき。 |
・上記契約の見直しを行う。 | |
・且l国総合ビルサービスによる社員教育を実施する。 | |
会計関係 | ・会計業務委託先の変更を検討すべき(現在の受託者は金額に見合った仕事をしていない。 ミスも多い)。 |
・会計事務所との契約の内容と金額を見直してはどうか。 | |
・会計事務所に対し理事会へ支払だけでなく収支の報告をお願いする。 | |
・会計事務所に毎月会計報告を出してもらう(現在は支払確認だけなので全体が分からない。)。 | |
・4月から6月までの間における理事会決定での物品購入の取りやめ(緊急を要するものを除く)。 | |
・月次会計ごとに会計担当理事と監事が通帳残高を確認する。 | |
事務局関係 | ・管理組合を取りまとめる事務長を配置する。 |
・事務所スタッフの定着と必要人数の見直しを行う。 | |
・個人情報の管理を徹底する(管理者の選任・施錠管理)。 | |
・ゲストルーム等の予約表を紙ノートからパソコン管理に変更してはどうか。 | |
・ホームページの更新ができていない。オーナー向けのページに規約や決まりごとを掲載すべき。 | |
・災害時の事務局運営をどうするか(パートやアルバイトのスタッフに無理な要請は出来ない。 理事会からの帰宅命令も必要では。)。 | |
施設管理関係 | ・(公財)マンション管理センターへの加入を検討する。 |
・防火管理者を選任する。 | |
・重油の管理者を選任する。 | |
・茶室が古く、道具も錆びていて使えない。使用料の見直しを。 | |
・プール床等のタイルのひび割れを補修する。 | |
・プール内の打たせ湯を撤去し男女の着替え室を造っては。 | |
・館内掲示物の書き替え(汚れていたり字が小さくて見にくいという声がある)。 | |
・ペット禁止の徹底。 | |
・トレーニングルームが新しくなったことをお知らせする。 | |
・セコムの巡回の改善について。 | |
・14階レストラン内の50円ドリンクについて利用者が少ないのであれば見直しては。 | |
・道路からの進入口に電飾の看板を建てられないか。 | |
・廊下が臭う。廊下にもエアコンを設置しては。 | |
・共用部分のトイレの照明をセンサー感知式にしては。 | |
・フロントやロビー等の照明及び空調をタイマー化する。 | |
・施設の修繕計画や備品の購入計画を作成する(現在は応急処置に費用が掛かりすぎ。 定期的な点検も必要。 |
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・一括した計画がないため無駄な出費が起こっている。)。 | |
・駐車場を届出制とし駐車許可証を発行しては。 | |
・迷惑駐車を一掃すべき(特にボートは車ではないので今月中に移動するよう強く求める。)。 | |
・防犯カメラの必要性や閲覧権限等の見直しを行う。 | |
・テニスコートを駐車場に変更するとともにバーベキューコーナーを拡張整備する。 | |
・レストランの再開について検討すべき。 | |
・移動販売「とくし丸」を再開してはどうか。 | |
・インターホンの更新を警備システムと連動させる。 | |
・工事中や修繕計画などのお知らせを掲示板に貼る。 | |
・タバコの投げ捨てを防ぐため灰皿を設置しては。 | |
イベント関係 | ・手軽な価格でお茶を楽しんでもらえるイベントをしたい |
・月に一度のミュージックサロン(使用料及び視聴料は無料)を再開したい。 場所は14階レストランを希望する。 |
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・ミュージックサロンを再開してはどうか。 | |
・簡単な体操教室や健康相談などを開いては(鳴門市に連絡すれば無料でいきいきサロンを開いてくれる)。 | |
・簡単にできる季節行事を復活しては(今年は七夕に願い事を書く行事がなかった。)。 | |
理事会関係 | ・第23期役員に早急かつ詳細な引継ぎを求める。 |
・議長は皆が順番にする。 | |
・出席理事全員が議事録に署名する。 | |
・規約についての学習会を理事会前の午後6時からにしては。 | |
・議案書について、オーナーやタイムシェアの方からご意見をいただくようにしては。 (ご意見箱に入れてもらう)。 |
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・支払確認の時間短縮を。 | |
・支払だけでなく入金状況も確認する。 | |
・役員をボランティア活動として確立する。 | |
・理事の輪番辞退協力金を止めてはどうか。 | |
・理事を階ごとに一人ずつ選任してはどうか。 | |
・理事の輪番を辞退された方にお掃除を手伝うなどの実働を月に一度してもらっては。 | |
・決裁権の上限額を決める(理事会判断・理事長判断・事務局判断の基準を決める。)。 | |
・役員報酬か協力金を廃止しては。 | |
・役員報酬を実費の費用弁償にしては。 | |
・役員の事務所への出入りを必要最小限にする。 | |
・規約第36条(役員の誠実義務)の周知徹底を図る | |
・理事監事の役割及び善管注意義務の再確認 | |
・理事会の在り方の再確認 | |
・且l国総合ビルサービスの担当者を理事会に出席させる。 | |
・傍聴規定を作成してはどうか。 | |
・議事録について問合せの上不要なオーナーには送付しないこととしてはどうか。 | |
・文書管理者を指名する。 | |
・有効な総会決議や理事会決議をまとめてHPに掲載する。 | |
・管理規約の改正。 | |
・管理組合の法人化を検討する。 | |
臨時総会関係 | ・臨時総会の開催 (議題) @ 管理組合業務請負契約の見直し A 役員の追認 | ・第1回臨時総会の開催 (議題) @ 新理事・新監事の総会承認について A タイムシェア702号室代表者の承認について B 第22期及び第23期の両定時総会での議題審議不足・取下げ議題等の総括について C 四国総合ビルサービスとの業務請負契約の見直し D 第24期の事業計画及び予算の修正 E 修繕積立金を切り崩す案件の議題を臨時議会に上程 F 管理費滞納者への対応について G タイムシェアの管理細則の作成・代表者選任等の行程 |
・第2回臨時総会の開催 (議題) @ 管理規約の改正・細則の改正・不足の新規細則 |
区分 | 内容 |
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管理費関係 | ・利用月の1カ月前に利用者にお知らせを送付しているが、2カ月前に振込をしていただくよう変えては。 |
・滞納者別の督促及び交渉記録を作成する。 | |
・買取業者の滞納対策が必要。 | |
事務局関係 | ・ホームページの更新ができていない。タイムシェア向けのページに規約や決まりごとを掲載すべき。 |
施設管理関係 | ・部屋に大浴場やプール、カラオケルームなどの使い方を書いた案内書を置いてはどうか。 |
理事会関係 | ・役員がタイムシェアの方を歓迎してあげる。 |
タイムシェア運営関係 | ・代表者を選任する。 |
・代表者会議を開催する。 | |
・管理運営細則を作成する。 | |
・滞納管理費の回収作業を強化する。 | |
・室内の什器備品の見直し。 | |
・部屋を手放したい意思を持つオーナーへの受け皿作りを検討。 | |
・公式ホームページにリンクされている不動産会社の紹介を削除する。 |
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