内部監査で気づくこと

 

 

 

内部監査で気づくことをランダムにあげてみました。

ご参考まで。

 

 

監査側の注意事項

 

・　監査では、その部門の主要な確認すべき項目をきちんと確認します。

・　監査側、被監査側のメンバーがバラバラに喋らないようにします。

・　監査メンバーはうまく協力して監査しましょう。

・　沈黙の時間が無いように、適度に監査員は喋りましょう。

・　監査員の欠席、途中退席は厳禁と考えてください。

・　被監査側の主要業務の内容について、時間をかけて監査します。

・　文書管理や記録の管理から監査を始めないように注意します。監査は主要業務から。

・　チェックリストは読み上げるのではなく、時間管理、重要事項の聞き忘れ防止、監査もれなどを防ぐとか、メモを取る
　ものとして位置づけると良いかもしれません。

・　チェックリストのすべてを読み上げて確認しなくても、一つの質問でいくつものチェック項目を確認できますので、チェ
　ックリストにあっても質問しなくてもいい項目のなどを確認してみてください。

・　手順を説明してもらう場合、品質マニュアルなどを読み上げていただくのではなく、実際に使用されている帳票類（で
　きれば記入済みのもの）を見せてもらいながら説明してもらうと、その場で監査もできますし、時間の節約にもなりま　
　す。

・　計画面（やり方しかた）の確認のみでなく、運用面（やった結果）を確認します。

・　監査側の質問（チェックリストの読み上げ）と被監査側の回答（品質マニュアルの読み上げ）のみで終わってしまわな
　いようにします。

・　監査証拠（記録など）の内容をしっかりと確認するようにしてください。記録の内容を見ると、しっかり書けているもの
　があります。これは良いところとして報告書に記載します。

・　監査証拠（記録など）の内容をしっかりと確認し、その内容から質問を掘り下げていく、広げていくとお互いのコミュニ
　ケーションが図れます。その結果、被監査側の伸ばすべきところ（良いところ）、補完すべきところ（改善箇所）が確認

　できます。

・　記録の○×で判断せず、×の持つ意味で指摘します。例えば、×が無しとか該当せずという意味で使われるならば
　いいですが、例えば設計開発の妥当性の確認で×ならば、不合格という意味になります。

・　現場でのヒアリングでは実際の業務内容、業務上での注意事項や確認ポイントなどを聞くようにします。

・　被監査側から質問があった場合、手短に的確に回答（ヒントを与える）します。ただし、過度な説明やこうしなければ
　ならないという回答は厳禁です。

・　監査において指摘する事項を発見したならば、その場で合意を得るようにします。ただし、不適合かどうかはチーム
　ミーティングで決定しますので、不適合相当という言い方にします。その場で合意を得ておかないと、最終会議が監査
　の延長になります。また、指摘事項は、しっかりと監査中に監査証拠をメモしておきます。

・　手順書や記録にあまりとらわれすぎないようにします。また、記録を見せてくださいと聞くよりも、まとめたものがあれ
　ば見せていただけますか？と聞くと相手の受ける印象が違ってきます。

・　被監査側を協力的にさせる、リラックスさせるのは監査員の役目ですから、笑顔を忘れず、良いところはその場で褒
　めるなどが必要です。

・　目の前にある手順や記録のみにとらわれず、それに関連する帳票は監査中に確認します。目の前にある手順や記
　録だけを見て不適合と思えても、関連する帳票を監査中に確認した結果、不適合ではない場合があります。

・　監査で不備を見逃さないようにします。例えば、是正処置の内容が是正処置になっていない場合、是正処置の確認
　期限がかなり過ぎている場合などが案外と多いです。

 

 

被監査側の注意事項

 

・　監査は監査側と被監査側の共同作業ですから、被監査側として監査員を盛り立ててください。

　被監査側としても監　　査側との意思疎通、コミュニケーションを考え、改善のヒントをつかむようにいたしましょう。

・　品質マネジメントシステムの不明なところなど、適度に監査員に質問してもＯＫです。

・　毎回、同じ方が監査を受けるのではなく、出来る限り役職者の方、若手の方なども参加いたしましょう。

 

 

トップインタビューの注意事項

 

・　トップインタビューで手順を説明してもらう場合、品質マニュアルなどを読み上げていただくのではなく、トップとしての
　理念、方向性、思いなどを聴取するようにします。

・　トップインタビューでは、全体的な（トップに伝達された）傾向を聞き、それに対して何らかの指示等をされたかどうか
　聴取します。

・　品質方針、品質目標などは策定の経緯、理由、バックデータなどを聴取します。

・　管理責任者に確認する場合、関連する資料などを見せてもらいながら説明してもらうとその場で確認もできますし、
　時間の節約にもなります。

・　監査証拠（データ、議事録、記録など）の内容をしっかりと確認するようにしてください。特に、前回のマネジメントレビ
　ューの資料などはその内容を確認してください。

 

 

事務局への推奨事項

 

・　監査前の監査チーム打ち合わせの実施など、事務局が指示するようにしてください。

・　事前に、監査チェックリストで監査すべきところに大きなモレがないかどうか、確認してください。

・　監査後の監査員に対する講評を、監査員を集めて行うとよいと考えます。

・　監査結果の講評を、経営者も含めて監査側、被監査側の全員が集まってやっている組織もあります。改善につなが
　らない指摘は経営者や管理責任者が取り下げを要求したりしています。

・　監査報告書の内容（てにおはでは無く）は、きちんと確認してください。

・　おおすじで監査の内容が良かった場合、きちんと監査側や被監査側を褒めてあげてください。

 

以上

 

 

 

 

 

ＭＳＣマネジメントサポート社