コーナー
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また，他に特定のワープロソフトによるフォーマットを１種類用意して各部署で印刷できるようにしておりますが，多様なOA機器，ソフトが混在するなかで，単一のフォーマットしか用意していない現状は不便が多いものです。 そこで質問ですが，皆様の会社においては，稟議書の書式の扱いは如何様になっておりますでしょうか？
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当方では、まずＰＣのＯＳをウィンドウズ９５に統一し、されにソフトをエクセル・ワードを使用するようにさせています。 それを前提に稟議書をはじめ、各書類の書式を統一しています。 書式は、ネットワーク上で共有化し、必要な時に必要な人が取り出して使用する形をとっています。 残念ながら、ネットワーク上での決裁までは進んでいませんが。 （富士通のソフトに決裁をすると次の上長へ回議するのがあるらしい） 結局、書式を統一させるということは、混乱や紛失を無くすなどを目的に必要なことだと思います。 ＳＰＯＣＫ
項目１について 以前は各現場で書式を作ったりしていて、「罫線がない」、「フォームが多少異なる」程度であればＯＫだったのですが、ＩＳＯやＧＭＰを取得するにあたって、こういった文書管理がいい加減にはできなくなりました。
項目２について ご意見をお待ちしています！
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本質、使命、役割、なすべきことってなんでしょうか 皆さんの意見が伺いたい ひょっとして、総務屋っていらないの？ それとも、やっぱり必要なものなのか？ ＧＡＮ
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個人的意見ですが、総務屋の仕事は、今のところなくならないって思います。 給与・勤労・福利厚生・危機管理なんていうのは、事業場運営においても、従業員ひとりひとりにおいても、必用な仕事だと思います。 ただ、それを誰がやるかがかわるだけだと考えます。 本社がやるか、総務部以外の現業部が分散してやるのか、それともアウトソーシングするのか ご意見をお待ちしています！
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代表取締役の印鑑証明を申請するときは、証明する代取を申請人として証明をとっていました。 しかし、上司は「代理人が申請すべきだ（委任状をつけて）」という意見でした。いちいち委任状を作らなくちゃいけないし、本人申請じゃダメなんでしょうか？ どっちの方がいいんでしょう。教えてください。
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思うに，代理人を立てて申請するメリットは，その代理人名をもって申請書の訂正等が比較的容易に行えるところにあるのでしょう。 したがって，印鑑証明交付申請書のような，定式的なものについては，特に代理人を立てずに，あくまで代表者の使者として，申請してかまわないと思います。 実態としても，委任状にしろ申請書にしろ代表者自身が押印しているわけではない（ですよね？）ので，差異はないと思います。
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本件に関しましては、書籍のコーナーを作ってほしいといった声もありましたので、総務関連書籍のコーナーを作ることにしました。 みなさんも参考になる書籍が何かあれば、送信フォームかメールでご紹介ください。 感想や概要なども添えていただければ、非常に助かります。 現在作成中ですのでしばらくお待ちください。
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金庫から出すときにはいつどの金種を何枚出したかわかるようにしてありますが、その後はかなりラフな状態です。 今、見直しをしていて、後納郵便をなるべく使うよう推進しています。 ファイルにも、用紙を１日ごとに変え、どの部署がどれを何枚使ったか、記入してもらうようにしました。 以前より切手の使用量は確かに減ったのですが、今後どのようにしていくか、検討中です。他の会社ではどのように管理されているのか、教えてください。
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参考意見をお待ちしています！
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当社の場合、人事部長と総務部長が相談して決めます。特に基準というものはありませんが気象情報などをこまめにチェックし判断します。台風の場合はニュース映像で規模や状況が把握できますし、進路予想もかなり正確になってきているので判断はしやすくなりました。対応如何によって部長への評価は大きく変わりますから．．． それとは違いますが、気象や災害だけでなく社内での緊急事態に備え全管理職を網羅できるような電話連絡網（表）を作成配布しています。ただし普通の電話連絡網なので、震災時のような電話が輻輳してしまうときには使い物になりません。 阪神淡路大震災直後は、他社の震災マニュアルを取り寄せ、自社なりに作成していましたが、今はどのようになっているやら．．． 喉元すぎればといった感は否めません。 参考意見をお待ちしています！
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参考になる規定を教えて下さい。 総務課ビギナー
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参考意見をお待ちしています！
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だが、総務部員は日ごろ車に乗る事は仕事がらありえない為、いざお送りしたくても道がわからなどの理由で出来る事なら断りたい。ましてや営業の方が普段外に出ているし、又、相手先の会社ににも訪問しているので、都合が良いと思われるが、他社の皆さんはこんな場合どう対応されているのでしょうか。 これは総務の仕事なのでしょうか。
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当社の場合、あまりお客様を車で送迎するというケースはありません。役員への来客の多くは運転手付きの車でお越しになるか、タクシーがほとんどで、お帰りの際にもタクシーをご用意させていただいています。 もし、ご質問のようなケースが生じた場合、たぶん総務で対応することになると思います（役員車以外に、送迎に使える程度の車も１台用意しています）。
ただ、営業関係の来客の場合は、総務で送迎するよりも営業の者が送迎するのが礼儀だと思いますが．．． その他にも、参考意見をお待ちしています！
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しかし、書店を回っても寮・社宅制度に関する詳しい文献が見つかりません。（福利厚生の概要はあるのですが…。) 他社の参考事例・今後の制度のありかた等の載っている、良い文献があれば教えてください。
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新日本法規出版
ぐーすか
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労働関係ホームページでセクハラ以外にも多数掲載されているサイトです。 労働省のオフィシャルページではありませんが、非常に役立ちます。 労務安全情報センター &セクハラに関するページ セクハラについては、平成１１年４月より男女雇用機会均等法の強化により、会社の管理上の配慮義務が新たに規定されるとのことらしいですね。 当社では、就業規則の服務に関する部分（職場秩序や禁止事項）と懲戒に関する部分、および安全衛生に関する部分に織り込むように考えています。 しかし、実際上はどこまでをセクハラの基準とするかが難しいです。なんと言っても、かなり主観的なものなので。 とりあえず、就業規則に盛り込むということでもある程度の抑止力があるのではと考えています。 ＳＰＯＣＫ
参考意見をお待ちしています！
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業界、会社によって違いはあると思いますが、どんな会社にも「総務」というセクションには共通する問題点があると思います。是非皆様方の実例として、こんな提言をした！そして現状はこうなった！など教えて頂けないでしょうか？ 組織の中の総務としての役割と責任について共有できればと思います。
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「当たり前だ」、「以前からこうだからそのまま」、そんなものを見直し、特に会社法（商法上）の適法性をチェックして具申したり、改善したり。また、独占禁止法上の違法性がないかといった側面から見たりもしています。 これに伴って定款変更や登記の目的事項変更、取引先などとの契約見直しなどを行いました。 その他、一般的なところでは経費節減、社用車の管理、私有車の社内乗り入れ、社員間の贈答（年賀状なども）といった虚礼の廃止などを行っています。
あくまで一地方にある「支店」での場合です（総勢50名弱）。また、「改善」ではありません。 「総務」にはいろんな情報が集まってきますし、集めやすいセクションでもあります。それを隠し持ってても仕方がないので、トップと営業マンなどに、不定期でそれらの情報を流しています。(全員に通知する必要もないかと思って・・・） 内容は、
自己満足かもしれませんが、「総務は情報を売っている」と言う感じです。 他社での参考意見をお待ちしています！
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基本的には６ヶ月ごとと定められています。 詳細に記しますと大変な量になるので略しますが、消火器具、火災報知設備、などは外観点検・機能点検と６ヶ月ごと、屋内消火栓設備スプリンクラー設備等は上記に加えて総合点検を１年ごとに行います。 消火器は配置箇所（歩行距離２０ｍ）や形式失効、適応する火災（普通・油・電気：通常ＡＢＣ消火器といいます）など本来ある程度の防火知識を要します。（例えば金属火災の場合はどうするかなど） できれば、各市町村消防本部で防火管理者講習を行っておりますので、受講をお勧めします（二日間約１２時間）。
by hasegawa
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（雇用保険に加入している者としてない者の管理など）
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労働保険=労災保険＋雇用保険
対象労働者の範囲
雇用保険・・・次の労働者は雇用保険の対象となりません。
特に知りたい事項があればわかる範囲でお答えします。 東京労働基準局・労働基準監督署発行 「労働保険年度更新申告書の書き方」より
ｂｙぐーすか |
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文例集のサイトで「社内文書・社内文書・一般の手紙」に分かれています。 ご希望のものがあるかわかりませんが、きっとそれ以外でも役にたつと思います。 文例集のサイト 他社のご対応、事例等をお待ちしています！
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一般管理費といっても幅が広いので、総務管轄の一般管理費ということでよければ．．．
手前味噌ですが、 他社のご対応、事例等をお待ちしています！
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他社のご対応、事例等をお待ちしています！
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他社のご対応、事例等をお待ちしています！
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どうも一昔前の作業をしているようですが、旅費精算の良い方法はないでしょうか？
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当社の場合は、小口現金精算の一部として紙ベースで記入させています。 精算は、現金を逐一管理して申請者に渡すという部分が面倒なので取引先の銀行に口座を作らせ、銀行振込をしています。 但し、振込み手数料がその都度かかるので、手作業でやるかどうかは、申請者の人数次第ということになります。（コストとしてどちらが安く済むかです。） 当社は、人数が多く、また、小口の精算処理と同時に週一の処理をしているので、振込みの方が合理的と判断して行っているというとろです。 ＳＰＯＣＫ 他社の制度、事例等をお待ちしています！
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他社のご対応、お考えなどをお待ちしています！
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参考にできる書籍等はご存知ありませんか？ もし、ご存知でしたらお教えください。
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定番だと思いますが、 別冊商事法務の「株主総会想定問答集」あたりではないでしょうか。
当社の場合では、過去の想定問答にプラスαしていくパターンで。 その他の参考図書や留意点などのご意見をお待ちしています！
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蛍光灯の中には水銀が入っていると聞いたのですが．．．
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確かに、蛍光灯の中には、水銀が含まれています。 現行法では、会社（事業所）から出されるゴミ（産業廃棄物）の分類としては陶磁器くずにあたり、陶磁器くずとして廃棄しても違法ではないそうです。
しかし、陶磁器くずとして廃棄した場合は埋設されてしまうので、水銀を含む廃棄物を捨てるのは環境汚染など気になるところです。
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近く市内通話の価格競争が始まるようですが、会社としてはどう対応されていきますか？ また、よく総務宛に市外通話サービスの電話がかかってくると思いますが市外通話の電話会社はどのように選択されていますか？
他社の総務の方のお考えを伺いたく思います。
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「当面は他社の動向をうかがう」というかたちになるのではないでしょうか？ 現在、ＴＴｎｅｔの９割が個人という状態で、企業としては、即座な対応はできにくいと思います。 それに、コスト削減と言っても２，３ヶ月で支払先をコロコロと変えることもできないでしょう。
電話会社の選択については、会社の資本関係・取引関係といった企業同士のつながりが大きいのではないのでしょうか。 そうでない場合は、選択の自由がありますからコストやサポートの体制、営業の方の対応など要因は様々だと思います。
代理店は、電話回線の再販をしています。 ＮＴＴや新電々の持つ電話回線を代理店が大口ユーザーとなって、私たちには受けることのできない割引率で電話回線を借りています。 その原価にマージンを乗せて私たちに提供していますが、この状態でも私たちにとって通常のＮＴＴや新電々の料金よりも安いというわけです。
東京電話のサービスが開始され、早1ヶ月経とうとしていますが、今現在目立った苦情として「タイムラグ」があるようです。ただ、これはDDI等他のNTT以外の市外電話にもみられるとのことでした。 先日、1年以内の全国サービス展開を条件に市内電話の値下げサービス（月額200円支払えば3分10円）が認められたNTTですが、東京電話もなかなか好調のようで、価格設定には余力があるそうです。 東京電話を契約したからといって電話番号が変更になるということもないそうです。 NTTが独占状態だった市内電話料金もようやく価格競争がはじまり、会社の総務としてはもちろんですが、一消費者としては嬉しい限りです。 他社のご対応、事例等をお待ちしています！ |
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将来的に平均年齢があがれば住居を購入する者も出てくると考えられます。その際の住宅手当の支給はどのようにすれば良いのでしょうか。また他社さんではどのようにしているのでしょうか。 ちなみに会社からの貸付は考えておりません。
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当社の給与体系では手当がほとんどなく、あるのは通勤手当くらいです。 一般的企業に存在する“家族手当、住宅手当”といった属人的要素の手当はなく、すべて給与に含めるという考え方です。 従業員の多くが現地採用という背景もあり、住宅制度に対する要求も強くはありませんでした。 転居を伴う異動についてのみ“借上社宅制度”が存在し、転勤者から住宅費用の一部（１０％）だけを負担させる制度になっています。
1.住宅(持ち家)施策には、住宅貯蓄制度・各種住宅融資制度・利子補給があります。
2.住宅手当ての支給という点では
参考資料： 他社の参考事例をお待ちしています！ |
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| 公正証書について教えてください。 | 公正証書について詳しく知りませんが、契約書に印紙を貼るのと同様に書類の効力を高めるための行為だと思います。 ある書類の証明を立てるということなのでしょうか。とにかく公証人役場で手続きを取ってください。 以前、代理人の公正証書を取ったときは、１部２、３万円支払った記憶があります。（高い！） それと証明を取るのに代表者印の印鑑証明と謄本が必要だった気がします。まずは、公証人役場へ電話して取りたい内容を伝えて、金額を聞いた方がよいですよ。 SPOCK
公正証書は、本来民事的なことを公にすることで有り、簡単に言うと契約書を公正証書にて作成し、トラブルとなった場合にはその文章の内容通りに、強制執行できる様になっています。 Ｍ．Ｓ ご意見お待ちしています！
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商業登記は会社でされてますか？
それとも、司法書士の方に依頼されてますか？ |
当社の場合は、それほど大きな企業でもなく、“商業登記＝会社法の勉強”という面もあり、自社で申請を行っています。 外部に委託するか、自社で申請するかという点については、それぞれの会社規模や環境、上長の考えなどによるところはあると思います。 個人的な意見としては、「自社申請することで、かなり勉強になった」と思っており、可能であれば自社申請する方がいいのではないかと思います。 ただし、重要な（どれも重要ですが...）案件については、司法書士の方などに確認しながら行っています。 これまでに、役員変更、商号（目的）変更、新株引受権付社債の登記、ワラント行使に伴う変更登記などを行いました。
登記簿謄本や印鑑証明、資格証明といった手続きを自社で行っていますか？
ご意見 登記簿謄本や印鑑証明の取得は、管轄の法務局に行きます。 最近は、法務局もデータ化が進めており、待ち時間が短縮されてきています。 当社の場合、本社が新宿なので東京法務局新宿出張所へ取得しに行きますが、約１０前後で取得できますので使用頻度の高い会社は、自社で、取得された方が良いのでは？ ちなみに登記簿謄本は１通１０００円、印鑑証明は５００円です。 申請書や印紙は法務局にありますから必要な部数分の金額を仮払いで持っていけばOKです。 （印鑑証明の取得の場合は、用紙を前もって用意し、必要事項を記入した状態で行くほうがベター。また、登記謄本は取得者の印鑑（シャチハタでも可）が必要ですから忘れずに） すぽっく
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契約書管理と印紙税について
どのように管理されてますか？ |
重要な契約書は、総務部で保管するようにしています。（何が重要なのかという話もありますが...） 契約先ごとに分類し、案件ごとに中身を区切ってファイルしています。管理については、件数が多いことからパソコンに契約の主要項目を入力してインデックス兼検索、期限管理などを行っています。システム的には未完成な部分も多いですが... 印紙税については、押印段階（当社では、押印手続きは総務部長管理）、もしくは契約書作成時に総務に相談があった場合に貼付の要否と納付金額をチェックするようにしてます。加えて総務に契約書保管依頼があった時に再度チェックしています。やはり、過納を防ぐことと税務調査などで過怠税（本来納付すべき印紙税額の３倍）をとられたくありませんから... 印紙税については講習会等に参加し、現在マニュアル作成中です。 どなたか、参考になる印紙税対応に関するマニュアルをお持ちではありませんか？ 「印紙代はかかる、けれどいくらの印紙で処理をしたらいいか迷ったとき」の最終手段として200円印紙でとりあえず処理をすることにしています。 せこい切り抜け方ですが、貼り忘れは3倍の罰金ですが、貼り間違いは追加分だけですから。
経験をお持ちの方のご意見もお待ちしています！
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消防訓練は、されてますか？
どのように開催されてますか？ |
当社では、２年に１回程度総合消防訓練を実施しています。 社内には工場や事務所が何棟かあり、自衛消防組織を小隊に分け、持ち回りで総合訓練をするようにしています。 主催は当然「総務部」で、消防署との打ち合わせ、調整などを行っています。 内容的には、総合訓練なので、 出火→火災発見→社内通報→緊急通報→初期消火→避難や消火器・消火栓訓練を行っています。 |
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| ペーパレスに関する取り組みについて、経験をお聞かせいただけませんか？ |
弊社ではAdobeのAcrobat(PDF)技術を使ってペーパーレス化を図っています。 弊社内にはWindows、Macintosh、UNIXと様々なタイプのコンピュータが混在しており、ペーパーレスは大変難しいと思いましたが、Acrobatによりどのアプリケーションソフトを使おうが、すべての人間がどのコンピュータでも読めるフォーマットで書類を作成出来るようになり、大変重宝しています。 なお、Cumulusというメディアデータベースを導入することにより、PDFの中に書かれている文字列を検索できるようになりました。ペーパーレスどころか、過去の仕事内容などがどのコンピュータからでも瞬時に検索でき、ことにより内容の把握など、仕事の正確さが大幅にましたように思います。 経験をお持ちの方のご意見をお待ちしています！ |
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| 文書サイズの統一（Ｂ５からＡ４など）についてどのような取り組みをされてますか？ |
以前作成したレポートがありますのでご参考まで...
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| 携帯電話やＰＨＳの利用について、端末を持たせる基準、費用、私用電話の対応や労働時間管理など、どのようにされてますか？ |
当社では、携帯端末をほとんど利用していません。
弊社では、○○通信という会社のサービスを導入しました。 携帯端末は無料で貸出ししてくれますので、基準としては誰でもが携帯電話を持てますし、私用電話の請求書は直接個人宛てに届き、会社支払い分は請求書を１本にまとめてくれますので、煩わしさがありません。 労働時間管理については、特に要望も上がっていないのいで、基準は設けていません。
携帯電話のみ利用しています。費用はもちろんすべて会社負担。 ただし、同じ個人がずーっと持っているわけではありません。必要な人が外出前に持ち出し、帰社したら定位置に戻しておくというシステムです。 電話機に便宜上番号をふり、利用者の名前を書き込めるボードを用意しています。 基本的には私用電話はしないという申し入れのもとで運用しています。チェックもしていません。（甘いかな？）
その他にも利用されている会社の方のご意見をお待ちしています！
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| ＮＴＴが提供する電話番号の「発信者番号通知」についてはどのに対応されましたか。 |
当社では「回線ごと通知しない」。 番号表示サービスは利用しないこととしました。 別添レポート参照。
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| 郵便番号７桁化に関する対応を聞かせて下さい。 |
当社では平成10年２月までに可能なリストについては順次変更するよう指導。 その他、名刺、封筒、カタログなど郵便番号が印刷されている印刷物については、ロゴが厳密に規定されていることから関連する規程を改訂。 印刷可能なものから順次改刷を始めています。
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| 年賀状、挨拶状、贈答リストの管理はどのようにされてますか。 |
原則、総務で一括管理しています。 各部からデータもしくは帳票で提出された名簿を一つに集約して、重複チェックを行っています。 贈答品は、業者にデータをそのまま渡していますし、年賀状と挨拶状はプリンターで直接印字しています。タックシールなどは使っていません。
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| ダイヤルインを採用された方の経験談を聞かせていただけませんか。 |
電話交換機の入れ替えに併せて、代表電話（交換手経由）とダイレクトイン併用システムから代表電話とダイヤルイン併用システムに変更しました。これにより、回線の効率化とコストダウンを図りました。付帯する事項もありますので、詳細は別途ご質問下さい。 最近、NTTの代表制からダイヤルイン方式に変更をしました。 従来は、各部署に２、３回線ずつ持たせていましたが、
基本的に変更内容としては、PBX（交換機）のデータ変更と契約回線番号をダイヤルイン用の番号として生かし、不要回線自体の休止という事務作業になります。交換機のデータ変更は御社の電話関連の保守会社へご相談ください。回線の休止や番号のみの使用はNTT「116」へ相談するとよいでしょう。 当社の場合、２６回線を１２回線に減らせましたので、かなりコスト削減ができました（ちなみにデータ変更費は18万円ぐらいでした）。 また、部署の回線制限（話中）が解消されました。メリットが大きい。（回線を休止しても今までの電話番号は、番号のみ生かせますので番号変更などありませんからデメリットは少ないと思います。） それからNTT休止回線は５年間有効です（超えると権利がなくなるらしい）。休止すると約１，２週間で休止の案内がNTTより届きます。 すぽっく
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